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Welche Möglichkeiten bestehen für den Arbeitgeber in Zusammenhang mit den neuen gesetzlichen Regelungen zum steuerfreien Sachbezug?

Was ist eigentlich ein Sachbezug?

Der Begriff als solches kommt aus dem Arbeits- & Steuerrecht. Der Arbeitgeber stellt mit einem Sachbezug dem Arbeitnehmer eine nicht direkt geldliche Leistung zur Verfügung., eien geldwerten Vorteil, der steuerlich gänzlich anders bewertet wird als eine reine Geld- und Lohnzahlung, wie z. B. das Gehalt.

Bei einem Sachbezug wird unterschieden zwischen pauschalversteuerten Sachbezügen oder steuer- und sozialabgabenfreien Sachbezügen. So fällt z. B. ein Sachbezug bis zu einer Grenze von € 44,00 (inkl. MWST) pro Monat unter die steuer- und sozialversicherungsfreien Sachbezüge, im Gegensatz zu z.B. einem Dienstwagen.

Der Sachbezug von € 44,00 pro Monat inkl. MWST ist laut §8, Abs.2, Satz 11 EstG steuer- und sozialabgabenfrei und damit in Bezug auf Lohnnebenkosten gänzlich kostenneutral.

Darüber hinaus hat der Arbeitgeber noch eine weitere Möglichkeit seinem Mitarbeiter etwas Gutes zu tun. Er kann ihn mit einem weiteren steuer- und sozialversicherungsfreien Sachbezug, einer Zuwendung im Wert von maximal € 60,00 zu einem besonderen persönlichen Anlass beschenken und motivieren. Wichtig ist hier tatsächlich der besondere persönliche Anlass, der keinen Entlohnungscharakter haben darf. Damit wären z.B. Überstunden oder Weihnachten kein besonderer persönlicher Anlass, hingegen Hochzeit oder Kindesgeburt o.ä. schon.

Bei den Präsenten zu einem besonderen persönlichen Anlass handelt es sich um keine gesetzliche Vorgabe, sondern um eine Verwaltungsanweisung, daher kann der angesetzte Höchstbetrag von € 60,00 in Ausnahmefälle auch überschritten werden.

Zu den Geschenken gehören zum Beispiel:

  • Blumen
  • Genussmittel (z. B. alkoholische Getränke und Tabakwaren),
  • Bücher
  • Geschenkkarten

 



Ein ganz einfaches Rechenbeispiel:



Erfahren Sie mehr:

 

2019 vs 2020

Nichtsdestotrotz hat der Gesetzgeber bei der Anwendung des steuerfreien Sachbezugs ab dem 1. Januar 2020 einige Änderungen vorgenommen, auf die die Arbeitgeber achten müssen, damit die Steuerfreiheit ihrer Zuwendung für die Mitarbeiter weiterhin erhalten bleibt.

Bis Ende 2019 hatten Arbeitgeber viele Möglichkeiten, ihren Mitarbeitern mit einem monatlichen € 44,00 Sachbezug Gutes zu tun und diesen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei auszuzahlen. Ob zweckgebundene Geldleistungen, Gutscheine oder Gutscheinkarten, falls alles war möglich, wenn es monatlich € 44,00 inkl. MWST nicht überschritt.

Ab dem 1. Januar 2020 will der Gesetzgeber den steuerpflichtigen Barlohn und steuerfreie Sachbezüge klarer trennen, Rechtssicherheit schaffen und hat daher den Sachlohn neu definiert bzw. geregelt. Die gute Nachricht ist, dass trotz der Neuregelung die € 44,00 pro Monat als lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Grenze weiterhin bestehen bleiben und Gutscheine nur zusätzlich zum geschuldeten Lohn ausgegeben werden dürfen und keine Gehaltsumwandlung darstellen. Auslöser für diese Änderung waren zwei Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) VI R 13/16 und VI R 16/17.
 

Was heißt das nun im Detail? Was ist ab 2020 nicht mehr begünstigt? Und was ist noch möglich?

Möglich, sind sogenannte "Closed loop Karten"

  • Gutscheine und Geldkarten, ohne Bargeldfunktion
  • Gutscheine für einen bestimmten Shop oder eine bestimmte Kette
  • Gutscheine, die auf ein beschränkte Artikelangebot zurückgreifen
  • Gutscheine, bei denen das gleiche Unternehmen herausgibt und annimmt

Quelle: Informationen der Incentive Marketing Association Europe (IMA Europe)

Nicht mehr möglich, sind sogenannte "Open loop Karten"

  • Gutscheine und Geldkarten, die auch zur Bargeldabholung genutzt werden können
  • Prepaidkarten mit eigenem Konto und/oder PayPal Funktion
  • Nachträgliche Kostenerstattungen
  • Zweckgebundene Geldleistungen

Quelle: Informationen der Incentive Marketing Association Europe (IMA Europe)



Das Ganze hört sich komplizierter an, als es tatsächlich ist.


Kurz und knapp in 3 Fragen beantwortet:

  • Was ist im Rahmen der steuer- und sozialfreien Grenze von monatlich € 44,00 erlaubt?
    • Gutscheine und Gutschein-Codes bis zu einem Bruttowert von € 44,00, die klar einem Einzelhändler oder Shop zuordenbar sind.
  • Machen Geschenk- oder Gutscheinkarten Sinn?
    • Auf jeden Fall, diese haben einen festgelegten Bruttowert und sind klar einem Shop, Händler oder einer Kette zugeordnet und nicht gegen Bargeld eintauschbar.
  • Gibt es Möglichkeiten, dem Mitarbeiter Flexibilität bei der Einlösung zu gewähren?
    • Auf jeden Fall! Ein Beispiel dafür ist der Select-Shop der Blackhawk Network GmbH. Der Mitarbeiter erhält von seinem Arbeitgeber einen Gutschein oder Gutschein-Code und kann diesen gegen seinen Originalgutschein vom Wunschanbieter - entweder im gebrandeten oder zentralen Shop einlösen. Einfach, unkompliziert und sicher!



FAQs zum steuerfreien Sachbezug

  • Was ist im Rahmen der steuer- und sozialfreien Grenze von monatlich € 44,00 erlaubt?
    • Gutscheine und Gutschein-Codes bis zu einem Bruttowert von € 44,00, die klar einem Einzelhändler oder Shop zuordenbar sind.
  • Wir versorgen unsere Mitarbeiter mit Wasser, Getränken und Obst. Welche Auswirkungen hat das in Bezug auf die steuerfreie € 44,00-Grenze?
    • Grundsätzlich fallen alle Zuwendungen an den Mitarbeiter, auch Getränke und Obst unter die Rubrik Sachbezug. Wasser und Obst werden allerdings steuerlich toleriert.
  • Unsere Mitarbeiter erhalten jeweils an ihren Geburtstagen einen Strauß Blumen von uns. Fällt dies unter die Rubrik Sachbezug und welche Auswirkungen hat dies auf die Befreiung von Steuer- und Sozialversicherungsabgaben?
    • Geschenke und Aufmerksamkeiten zu z.B. Geburtstagen fallen unter die Rubrik „besonderer persönlicher Anlass“ und sind bis zu einem Betrag von € 60,00 pro Sachbezug/Präsent und Anlass möglich.
  • Was bedeutet besonderer persönlicher Anlass, wenn ich meinem Mitarbeiter € 60,00 zusätzlich zukommen lassen möchte?
    • Zu persönlichen Anlässen gehören z.B. Geburtstage, Hochzeit, Kindesgeburt, Jubiläum, etc., also keine besonderen Leistungen oder Überstunden.
  • Ich habe gehört, dass man seinem Mitarbeiter einen weiteren Sachbezug über € 60,00 zukommen lassen kann. Gibt es hierfür bestimmte Voraussetzungen und in welcher Verbindung steht dies mit den monatlichen € 44,00?
    • Zu persönlichen Anlässen gehören z.B. Geburtstage, Hochzeit, Kindesgeburt, Jubiläum, etc.
  • Wenn ich € 44,00 als Sachbezug an meine Mitarbeiter gebe, besteht eine Verpflichtung, dies damit immer und regelmäßig zu tun?
    • Nein, ein Sachbezug seitens des Arbeitgebers ist eine freiwillige Leistung und es besteht kein Recht aufgrund einer Einmalzahlung, diese dauerhaft einzufordern.
  • Wenn ich einen Sachbezug über € 44,00 an meine Mitarbeiter gebe, darf der Betrag von Monat zu Monat schwanken?
    • Ja, da es sich um eine freiwillige Leistung handelt.
  • Darf ich bei einem Sachbezug über € 44,00 einen Monat € 30,00 auszahlen und dafür im nächsten € 58,00?
    • Nein, ein € 44,00 Sachbezug stellt eine Steuergrenze dar und darf nicht überschritten werden.
  • Was passiert, wenn ich am Ende des Jahres feststelle, dass ich € 529,00 statt der erlaubten € 528,00 ausgezahlt habe?
    • Bei einer Überzahlung, muss jeweils der Gesamtbetrag nachversteuert werden, und nicht nur der überzahlte Betrag.
  • Welche Bedeutung haben Servicegebühren oder andere Nebenkosten? Sind sie dem Mitarbeiter anzurechnen?
    • Nebenkosten, wie Servicegebühren und Versandkosten, die klar dem Sachbezug zuordenbar sind, sind auch dem Mitarbeiter anzurechnen und schmälern somit den auszahlbaren Betrag.

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